Tendências do Secretariado

Por que as Empresas Brasileiras estão atrasadas em registrar Assistentes Administrativos como Secretárias(os)

O relacionamento com a entidade americana de profissionais administrativos IAAP – International Association of Administratives Professionals, cultivado ao longo dos anos, tem sinalizado os motivos das diferenças entre Brasil e Estados Unidos da América em relação ao Secretariado, quais sejam: formação (lá não há especificamente cursos superiores voltados a esta área), a lei de regulamentação da profissão (somos o único país onde a profissão é regulamentada desde 1985) e a ausência de entidades sindicais (que defendam direitos e deveres da categoria).

Os reflexos econômicos afetaram os mercados internacionais, obrigando as lideranças a repensarem os sistemas organizacionais e adaptarem processos e regras. As mudanças no ambiente de trabalho, em especial competitividade, afetam as estratégias de negócios.

Nestas mudanças a responsabilidade e atuação do Secretariado revela uma necessidade de ação estratégica ao suporte administrativo. E os profissionais que estiverem abertos às novas oportunidades e aprendizado constante saberão onde e como aplicar o novo conhecimento.

As habilidades que devem sobressair na atuação do Secretariado são:

• Gerenciar o detalhe entendendo o que seja prioritário;
• Tomar de decisões para que as metas profissionais sejam alcançadas;
• Gerenciar o estresse – percepção do que é mais importante ao Executivo que assessora, e para tal encontrando soluções criativas;
• Gestão de relacionamento – criando parcerias que implicam na cooperação mútua e comunicação, sabendo respeitar a necessidade do outro;
• Capacidade de trabalhar com os mais diversos níveis hierárquicos para assim ter a oportunidade de contribuir com o Líder de Mudança.

Falta de bom senso, atitude sem entusiasmo e paixão, falta de qualidade para a entrega de tarefas ao que é exigido, estão entre as fontes de maior impaciência pelos Executivos em relação ao Secretariado.

O valor do trabalho e o papel vital do Secretariado, para o sucesso de seus empregadores, raramente são comentados pela mídia de negócios ou até mesmo por parte das empresas, organizações e governos que empregam estes profissionais. Eles representam cerca de 23 milhões só nos EUA e dois milhões no Brasil.

Pesquisa aplicada pela IAAP – International Association of Administrative Professionals, em 2011, junto a empresas e profissionais revela, reconhece e quantifica a importância que os profissionais administrativos (assim denominados nos EUA) e/ou Profissionais de Secretariado (denominados desta forma no Brasil) têm impacto sobre a economia moderna.

Tal pesquisa observou um ressurgimento da nomenclautra “secretário e secretária’, depois de décadas de declínio. O número de profissionais registrados com o título ‘secretária’ cresceu de 8% em 2009 para 15% em 2011 e aumentou de novo ligeiramente em 2013.

O crescimento ao longo de quatro anos, sugere que a revitalização da nomenclatura ‘secretária/o’ no ambiente do trabalho é uma tendência de longo prazo ao invés de uma simples anomalia estatística. 

Qual das seguintes alternativas melhor descreve seu cargo?
Assistente executiva do Proprietário/Presidente/Fundador	19,7%
Assistente executiva Diretor /  nível sênior	25,0%
Secretário, Secretário Administrativo ou Secretário Executivo	15,0%
Office Manager	6,1%
Assistente Administrativo	25,3%
Coordenador	5,6%

Em 2009, um ano ainda marcado pela recessão, o Secretariado/Assistentes Administrativos que assessoravam de 1 a 2 gerentes e/ou executivos era de 54%.

E que atendiam de 5 a 10 gestores/executivos era de 18%.

Melba Duncan em seu artigo publicado na Harvard Business Review em maio de 2011, Em Defesa do Assessor Executivo, comentou que “um Profissional de Secretariado deve tornar o executivo 8% mais produtivo do que seria se estivesse trabalhando só. Pouparia, por exemplo, ao executivo cerca de cinco horas numa semana de trabalho de 60 horas”.

Profissionais eficazes e eficientes salvam o tempo de seus gestores muito mais do que isso. Garantem que as reuniões comecem na hora agendada, com material entregue antecipadamente. Os calendários de viagens são otimizados e permitem a tomada de decisões a distância, mantendo projetos alinhados. Filtram distrações que podem transformar um executivo em uma figura reativa, que gasta todo dia respondendo e-mail, em vez de um líder que define de forma proativa a pauta da organização.

Isso é válido não só para altos executivos.  Com o objetivo de cortar as despesas administrativas, muitas empresas foram longe demais, deixando inúmeros gerentes de médio e alto escalão para organizarem suas próprias viagens, relatórios de despesas e agendar reuniões.

Em 2013, pela primeira vez desde 2005, aumentou a contratação do número de profissionais de secretariado, corroborando com a percepção de Melba Duncan. A causa possível é a melhoria da economia.

Segundo Melba Duncan, que participará por vídeo conferência, do COINS – Congresso Internacional de Secretariado, a realizar-se de 21 a 23 de Novembro de 2013, na cidade de Campos do Jordão – SP, secretariar e assessorar com paixão, precisão e planejamento são determinantes e motivadores para uma carreira onde não há limites.

Poderá conferir também mais dados da pesquisa participando da palestra de Lina Veglia, que virá do Canadá, para contar pessoalmente aos presentes no evento.

O Secretariado é uma das profissões mais desafiantes intelectualmente e seu trabalho requer excelência organizacional que dependerão da precisão de fatos. O mundo dos negócios exige que estejamos disponíveis por 24 horas. Mas 24 horas de atitudes e não da unidade de tempo.

Conquiste seu poder por meio da persuasão e da influência, a sua força por meio de suas ideias e a inovação por meio de sua iniciativa. Sem dúvida, sinal de novos tempos.

Confira isto e muito mais no COINS 2013: www.coins.sinsesp.com.br.

Isabel Cristina Baptista, presidente SINSESP